Perencanaan Agregat

      Sebuah industri manufaktur sangat perlu untuk memperhatikan kapasitas baik itu kapasitas produksi, transportasi, dan gudang sebab berhubungan dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk keseluruhan produksi. Penjadwalan juga harus diperhatikan apabila diketahui lead time lebih besar dari nol. Oleh karena itu, perusahaan harus mengantisipasi permintaan, dan menentukan lebih awal daripada datangnya permintaan, bagaimana permintaan tersebut akan dipenuhi.

Ada 2 cara pemenuhan permintaan:

1.    Perusahaan  membangun pabrik dengan kapasitas besar sehingga mencukupi pada saat permintaan mencapai puncak.

2.    Perusahaan membangun pabrik kecil tetapi dibarengi dengan adanya biaya persediaan yang muncul saat permintaan rendah sebagai antisipasi terhadap permintaan di bulan depan.

Ada pun solusi dari permasalahan di atas yaitu perencanaan agregat dimana dilakukan proses menentukan level kapasitas, produksi, subkontrak, inventory, kehabisan stock (stockouts) dan pricing selama rentang waktu tertentu. Perencanaan agregat dibuat di tingkat agregat, bukan SKU (Stock Keeping Units). Misalnya, perencanaan agregat menentukan total produksi di pabrik pada suatu bulan tanpa merinci kuantitas setiap SKU. Dengan tingkat kedetilan keputusan seperti ini, perencanaan agregat adalah alat yang cocok untuk  keputusan jangka menengah antara 3 -18 bulan.

Perencanaan agregat tidak hanya berguna untuk perusahaan yang melakukannya, namun juga berperan dalam keseluruhan rantai pasok antara lain menentukan parameter operasional selama rentang waktu tertentu seperti laju produksi, tenaga kerja, lembur, tingkat kapasitas mesin, subcontracting, backlog, dan persediaan yang ada. Seluruh bagian dalam supply chain harus bekerja sama dalam membuat perencanaan agregat yang mengoptimalkan kinerja supply chain

Untuk membuat rencana agregat berdasarkan ramalan permintaan untuk setiap periode ,berikut langkahnya:
1. Tentukan planning horizon: biasanya 3-18 bulan

2. Tentukan durasi setiap periode: minggu, bulan, dll

3. Tentukan informasi kunci yang diperlukan untuk membuat rencana agregat

Input yang dibutuhkan untuk rencana agregat:

·         Ramalan permintaan (Ft) untuk setiap periode t dalam planning horizon sepanjang T periode

·         Biaya-biaya produksi

·         Biaya tenaga kerja, waktu reguler ($/hr) dan lembur ($/hr)

·         Biaya subkontrak ($/hr atau $/unit)

·         Biaya mengubah kapasitas: menyewa atau memecat ($/pekerja) dan biaya menambah atau mengurangi kapasitas mesin ($/mesin)

·         Jam tenaga kerja/mesin yang diperlukan per unit

·         Biaya penyimpanan persediaan ($/unit/periode)

·         Biaya kehabisan persediaan (Stockout atau backlog cost) ($/unit/period)

·         Constraints: batasan lembur, pemecatan, modal yang ada, kehabisan persediaan dan backlogs

Output dari perencanaan agregat:

·         Jumlah produksi dari waktu reguler, lembur dan subkontrak

·         Persediaan yang disimpan

·         Jumlah backlog/stockout

·         Tenaga kerja disewa dan diberhentikan

·         Peningkatan/penurunan kapasitas mesin

Pencanaan agregat dilakukan untuk meningkatkan profitabilitas sebuah perusahaan. Namun, jika kualitas rencana agregat tidak baik akan mengakibatkan kehilangan keuntungan jika kapasitas dan persediaan yang ada tidak mampu memenuhi permintaan atau juga kelebihan persediaan sehingga meningkatkan biaya.

Suatu perusahaan dapat menerapkan diantaranya 4 strategi dalam perencanaan agregat dengan memperhitungkan kapasitas tenaga kerja dan mesin, persediaan dan backlog:

1.    Chase strategy

• Laju produksi diselaraskan dengan permintaan dengan mengubah kapasitas mesin atau menyewa/memberhentikan tenaga kerja saat  permintaan bervariasi
• Dalam praktek sering kali sulit untuk mengubah kapasitas dan tenaga kerja dalam waktu singkat
• Mahal jika biaya mengubah kapasitas tinggi
• Pengaruh negatif terhadap moral tenaga kerja
• Berakibat pada rendahnya persediaan
• Berguna jika biaya menyimpan persediaan tinggi sementara biaya mengubah kapasitas rendah

2.    Time flexibility strategy

• Dapat digunakan jika terdapat kelebihan kapasitas mesin mesin tidak bekerja 24 jam dalam sehari, 7 hari seminggu
• Jumlah tenaga kerja tetap, tetapi jumlah jam kerja diubah sepanjang waktu untuk menyelaraskan produksi dan permintaan
• Dapat menggunakan lembur atau jadual kerja fleksibel
• Membutuhkan tenaga kerja fleksibel, tetapi menghindari masalah moral yang muncul pada chase strategy
• Tingkat persediaan rendah, dan utilisasi rendah
• Harus digunakan saat biaya menyimpan persediaan tinggi dan kapasitas tidak terlalu mahal

3.    Level strategy

• Menjaga stabilitas kapasitas dan tenaga kerja dengan laju output konstan
• Kekurangan dan kelebihan berakibat pada fluktuasi persediaan dari waktu ke waktu
• Persediaan yang ditimbun sebagai antisipasi permintaan yang akan datang atau backlogs dipindahkan dari periode permintaan tinggi ke rendah
• Lebih baik bagi moral tenaga kerja
• Persediaan dan backlogs bisa terakumulasi cukup banyak
• Harus digunakan saat biaya menyimpan dan backlog relatif rendah

4.    Mixed strategy 

Kombinasi satu atau lebih dari ketiga strategi di atas

Tahapan Rantai Pasok

a.      Perancangan

 Dalam merancang sebuah produk, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

Customer Relationship Management (CRM)  yaitu usaha dalam mendapatkan, menambah dan mempertahankan konsumen. CRM juga usaha perusahaan dalam mencari target pasarnya, kepada siapa produknya akan dijual, sehingga perusahaan dapat merancang seperti apa produk yang ingin ia produksi, mengingat kepuasan konsumen adalah hal utama dari tujuan perusahaan.

Customer Service Mangement (CSM) yaitu usaha perusahaan dalam pengadaan informasi bagi konsumen sekaligus mendapatkan informasi dari konsumen. Pengadaan informasi bagi konsumen meliputi : produk apa yang disediakan, jadwal pengiriman, dll. Sedangkan informasi dari konsumen meliputi : jumlah dari produk yang ingin dipesan, identifikasi produk, kapan produk ingin dipesan, keluhan atau kritikan. Dengan adanya CSM, maka perusahaan akan dapat merancang produk yang akan diproduksinya.

Berbagai teknologi informasi digunakan dalam implementasi CRM. Sebagai contoh, aplikasi Sales Force Automation (SFA) dapat digunakan untuk mengotomatiskan hubungan antara para penjual dan pembeli melalui penyediaan informasi produk dan harga (Copra & Meindl, 2001). Sistem tersebut juga memungkinkan informasi pelanggan dan produk secara rinci dan real time.

Identification of Supplier yaitu mengidentifikasi supplier atau pemasok. Hal ini sangat penting bagi SCM, pemasok dan pelanggan adalah dua kunci utama dalam sebuah rantai pasokan. Pemasok yaitu perusahaan eksternal yang berfungsi untuk menyediakan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan induk (perusahaan kita), pemasok yang kita butuhkan tidak hanya satu perusahaan tetapi banyak perusahaan, jadi mengidentifikasi perusahaan yang akan menjadi pemasok sangat diperlukan, karena kondisi dari pemasok otomatis akan mempengaruhi kondisi perusahaan induk.

b.     Pengadaan

 Pengadaan produk meliputi :

Demand Management  yaitu  usaha untuk mengetahui kebutuhan produk konsumen. Hal ini berkaitan dengan meramalkan permintaan konsumen. CPFR ( Collaborative Planning Forecasting and Replenishment ). Ramalan ini digunakan untuk memperkirakan jumlah dan jenis bahan mentah yang harus dibeli, pengapalan dan waktu pengiriman untuk bahan mentah tersebut dan waktu yang dibutuhkan untuk proses di manufaktur. Kemudian barang yang sudah jadi disimpan didalam gudang sampai diorder oleh distributor.

Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan data point-of-sale dari pelanggan utama untuk mengurangi ketidakpastian (uncertainty) dan menyediakan aliran yang efisien sepanjang rantai pasok.

Manufacturing Flow Management  yaitu usaha pengintegrasian permintaan konsumen dengan kemampuan pemasok. Hal ini diperlukan karena perusahaan harus mampu mengantisipasi biaya yang akan keluar jika tidak mampu memenuhi permintaan konsumen, permintaan pasar tidak terpenuhi akan menurunkan kadar kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian dalam kelancaran aliran manufaktur.

Procurement yaitu usaha pengadaan faktor produksi (modal, tenaga kerja, mesin dan peralatan, bahan mentah, teknologi informasi). Hubungan baik dengan pemasok pada pengadaan diperlukan untuk memastikan kelancaran aliran penyampaian produk hingga konsumen dengan lebih ekonomis. Perusahaan harus mampu berkolaborasi dengan supplier-supplier yang relevan, melibatkan mereka dalam perancangan produk baru, mengevaluasi supply risk dan sebagainya.

Manajemen hubungan pemasok merupakan proses yang menentukan bagaimana suatu perusahaan berinteraksi dengan para pemasoknya. Fungsi pembelian dikembangkan melalui mekanisme komunikasi yang cepat seperti electronic data interchange (EDI) dan jaringan internet

c.      Pengendalian

 Perusahaan harus mampu mengendalikan usaha :

Customer Order Fulfillment (pemenuhan pesanan pelanggan), maksud pemenuhan pesanan disini  yaitu usaha seorang supply chain manajer dalam mengintegrasikan semua pasokan yang diperlukan dari proses rantai pasokan, mulai dari pengadaan bahan dari supplier sampai dengan barang tersebut sampai kepada retailer (pengecer) dan akhirnya ke konsumen akhir.  Hal itu dilakukan dengan tujuan menghasilkan proses yang lancar dan efisien. Oleh karena itu diperlukan juga hubungan yang secara ekternal, perusahaan harus mampu berkolaborasi dengan perusahaan pemasok ataupun retailer. Menjalin hubungan dengan retailer misalnya tentang data penjualan terakhir serta berapa banyak stock produk yang masih mereka miliki adalah penting bagi perusahaan.

Sebagai bagian dalam sistem ERP (Enterprise Resources Planning), modul Order Fulfillment digunakan untuk memantau siklus pemenuhan pesanan dan merupakan catatan kemajuan perusahaan dalam memuaskan permintaan. ERP merupakan suatu sistem teknologi informasi operasional yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari semua fungsi dalam perusahaan. Sistem ERP ini memantau material, pesanan, jadwal, persediaan barang jadi, dan informasi lainnya yang ada di perusahaan.

d.      Produksi (Manufacturing)

 Produksi adalah serangkaian kegiatan proses dalam memproduksi bahan mentah menjadi produk jadi. Dalam hal ini SCM melakukan transformasi dari bahan baku menjadi barang setengah jadi kemudian menjadi barang jadi (comudity).

Hal yang berkaitan :

Outsourching yaitu pengalihan pekerjaan. Pekerjaan perusahaan induk terbagi atas dua : Core dan Non-Core. Core competency yaitu pekerjaan yang berkaitan langsung dengan proses produksi , sedangakan non-core competency yaitu pekerjaan yang tidak berkaitan langsung dengan proses produksi, sehingga pekerjaan ini dapat dialihkan ke perusahaan lain. Pengalihan pekerjaan tersebut dilakukan dengan cara meminjam karyawan dari perusahaan vendor (perusahaan outsourcing), karyawan tersebut bekerja di perusahaan induk hanya saja karyawan tersebut berasal dari perusahaan vendor/perusahaan outsourcing/perusahaan pendukung. Selanjutnya perusahaan induk memberi fee kepada perusahaan pendukungnya, yang nantinya akan diberikan sebagai upah karyawan outsourcing.

Lean Manufacturing , merupakan proses produksi yang mementingkan efisiensi dan efektifitas proses produksi. Efisiensi adalah perbandingan antara biaya dan waktu yang dikorbankan dengan keberhasilan yang dicapai, semakin kecil waktu dan atau biaya yang dikorbankan maka semakin efisien. Sedangkan efektifitas yaitu pencapaian target dengan mengandalkan seluruh sarana prasarana yang telah disediakan sebelummya, jika seluruh sumber daya itu dapat diandalkan secara keseluruhan maka semakin efektif.

Fleksibilitas, merupakan kemampuan perusahaan dalam menanggapi perubahan-perubahan ynag mendadak dalam proses produksi, misalnya perubahan kondisi atau sistem dari pemasok harus dapat diantisipasi perusahaan dalam mencegah lower capacity (kekurangan pasokan).

Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian dalam kelancaran aliran manufaktur.

e. Pengiriman (Distribusi)

 Salah satu lingkup supply chain yaitu mengirim produk jadi sampai ke tangan konsumen akhir dengan waktu dan tempat yang tepat. Aktivitas ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau diserahkan ke perusahaan jasa transportasi. Perusahaan harus merancang jaringan distribusi yang tepat dengan mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.

f.        Return

 Merupakan proses yang berhubungan dengan jalur pengembalian produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi keinginan konsumen.

Transportasi

Transportasi

Perpindahan barang dari satu titik ke satu titik lainnya sepanjang aliran supply chain. Transportasi dapat berupa berbagai kombinasi rute dan model yang masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemilihan jenis transportasi memiliki pengaruh yang kuat terhadap efficiency dan responsivenesss dari SC.

Dalam aktivitasnya perusahaan dapat melakukan sendiri pendistribusian produk maupun menyerahkan nya pada perusahaan jasa transportasi. Dalam cakupan kegitan distribusi perusahaan harus mampu merancang suatu jaringan distribusi yang tepat dengan mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.

Faktor yang mempengaruhi keputusan transportasi

Kendaraan

ü  Biaya kendaraan

ü  Biaya operasi tetap

ü  Biaya perjalanan

Pengirim

ü  Biaya Fasilitas

ü  Biaya Simpan

ü  Biaya pengiriman

Moda transportasi

ü  Truckload (TL)

ü  Less Than Truckload (LTL)

ü  Kereta Api

ü  Pesawat

ü  Jasa pengiriman

ü  Air

ü  Pipa

ü  Kombinasi

Pilihan desain untuk jaringan transportasi

ü  Jaringan langsung

ü  Pengiriman langsung dari dari satu supplier ke banyak retailer

ü  Pengiriman melalui pusat distribusi sentral

ü  Jaringan terkustomisasi

Trade-off dalam desain transportasi

o Trade-off cost transportasi dan invetori

o Pilihan moda transportasi

o Penumpukan inventori

o Trade-off responsivitas dan cost transportasi

Penumpukan inventori: Cost inventori vs transport

o Hasil penumpukan fisik

o Pengurangan cost inventory

o Berkurangnya cost transportasi inbound

o Meningkatnya cost transportasi outbound

o Penumpukan inventori menurunkan cost rantai pasokan jika produk memiliki

rasio nilai/bobot yang tinggi, ketidakpastian permintaan yang tinggi, dan

pesanan yang banyak

o Jika terjadi sebaliknya, penumpukan inventori meningkatkan cost rantai pasokan

• Trade-offs antara cost transportasi dan responsivitas pada pelanggan

o Penumpukan sementara adalah proses dari kombinasi order sepanjang kurun

waktu tertentu

o Penumpukan sementara mengurangi cost transportasi karena berupa hasil dari

pengiriman jumlah besar dan pengurangan variasi ukuran

o Namun, penumpukan sementara mengurangi responsivitas pada pelanggan

• Tranportasi khusus

o Penggunaan jaringan transportasi dan moda yang berbeda berdasar pada

karakter pelanggan dan produk

o Dipengaruhi: jarak, kepadatan, dan jumlah pelanggan serta nilai dan permintaan

produk

• Peran IT dalam transportasi

o Kompleksitas keputusan transportasi memerlukan penggunaan sistem TI

o Bisa dipakai dalam: identifikasi rute optimal, penggunaan kendaaraan optimal,

GPS

• Manajemen risiko dalam transportasi

o Tiga risiko utama dalam transportasi:

ü  Penundaan

ü  Putusnya jalur

ü  Material berbahaya

o Strategi mitigasi:

ü  Mengurangi kemungkinan pemutusan

ü  Rute alternative

ü  Kontainer yang dimodifikasi atau moda transportasi berisiko rendah

• Keputusan transportasi praktis

o Menyelaraskan strategi transportasi dengan strategi kompetitif

o Pertimbangkan transportasi milik sendiri dan outsource

o Mendesain jaringan transportasi yang bias menangani e-commerce

o Gunakan teknologi untuk meningkatkan kinerja transportasi

o Pertimbangkan fleksibilitas dalam jaringan transportasi

Peramalan Permintaan Dalam Rantai Pasok

Peramalan adalah suatu perkiraan yang diharapkan untuk suatu produksi atau bebrapa produk dalam periode waktu yang ditentukan di masa yang akan datang (Ginting,2007).

Kegunaan peramalan adalah :

1.      Menentukan apa yang dibuthkan untuk perluasan pabrik.

2.   Menentuka perencanaan lanjutan bagi produk-produk yang ada untuk dikerjakan dengan fasilitas yang ada.

3.  Menentukan penjadwalan jangka pendek produk-produk yang ada untuk dikerjakan berdasarkan peralatan yang ada.

Metode Peramalan

Metode peramalan dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu :

1.                 1. Metode kualitatif

             Penggunaan metode kualitatif:

a.       Tidak memerlukan data kuantitatif

b.      Unsur subyektifitas peramalan sangat besar pengaruhnya dalam hasil peramalan

c.       Baik untuk peramalan jangka panjang

2.                 2.  Metode kuantitatif

Penggunaan metode kuantitatif membutuhkan :

a.       Data kondisi masa lalu

b.      Data tersebut dapat dikuantifisir

c.       Diasumsikan pola data masa lalu akan berlanjut pada masa yang akan datang

Metode kuantitatif dibagi menjadi dua metode yaitu :

a.       Metode deret berkala (time series)

Metode yang berdasarkan data masa lalu dari suatu produk.

b.      Metode kausal

Metode yang didasarkan data masa lalu dan data variabel lain yang menentukan atau mempengaruhi masa depan.

Berikut ini adalah beberapa metode peramalan:

a.        Simple Average

Adalah menghitung rata-rata dari data yang tersedia. Persamaan dari metode ini adalah:

F(t) = A

F(t+1) = F(t)                                                                           

b.        Weight Moving Average

Peramalannya dipengaruhi oleh T periode masa lalu dan data tiap waktu tetap. Persamaannya adalah:

F(t)=SW(i)A(i)/SW(i) dimana i=(t-m+1) ke-t

F(T+1) = F(t)                                                                                

c.         Moving Average With Linier Trend

Metode ini efektif jika trend linier dan random errornya tidak terlalu besar. Persamaannya adalah:

(t)=SA(i)/m dimana i=(t-m+1) ke-t

T(t)=12S(iA(t-(m-1)/2-i)/m(m2-1) dimana i=-(m-1)/2 ke (m=1)/2

F(t+t)=F(t) + T(t) (t+t)                                                                

d.        Single Exponential Smoothing

Dihitung berdasarkan hasil peramalan ditambah dengan peramalan periode sebelumnya dan tergantung nilai α yang digunakan. Persamaan metode ini adalah:

F(0)=A(1)

F(t) = aA(t) + (1-a)f(t-1)

F(t+t) = F(t)

e.         Single Exponential Smoothing With Trend

Persamaan metode ini adalah:

F(0)=A

T(0)=0

F(t)=aA(t) + (!-a) (f(t) + T(t))

T(t) = b(F(t)-F(t-1_ + (1-b) T (t-1)

F(t+t) = F(T) + T(t)

f.         Double Exponential Smoothing

Persamaan metode ini adalah:

F0 = F(0) = A1

F1 = aA1 + (1-a)Ft-1

F’1 = aA1 + (1-a) F’t-1

F(t-1) = F’t

g.        Double Exponential Smoothing With Trend

F0 = F’(0) = A1

F1 = aA1 + (1-a)Ft-1

F’1 = af1 + (1-a)F’t-1

G = t a/b

F(t+1) = (2+g) F(t) + (1+g) F’(t)

h.        Linier Regression

Metode ini menunjukan hubungan sementara dari beberapa variabel peramalan. Variabel yang akan diprediksi disebut variabel dependent sedangkan variabel waktu yag digunakan dalam peramalan disebut variabel independent. Persamaan metode ini adalah:

b = [Si A(i) (i-n)a(n+1)/2] [ Si (i2-n)(n+1)2/4] dimana i=1 ke-n

A = A-b (n+1)/2

F(t) = a bt